אני פשוט לא מספיקה הכל... מה לעשות?

שואלת יקרה.

אני כל כך שמח לקבל שאלה מנערה שזה מה שחשוב לה - איך להספיק לעשות עוד יותר טוב. וכן, זו באמת שאלת המיליון. ניהול זמן הוא אחד האתגרים הכי קשים בעולם המודרני.

מספרים שהטייס של וורן באפט (אחד מעשירי העולם) שאל אותו את השאלה הזו, וורן באפט לא ענה לו מיד. במקום, הוא ביקש ממנו שיכין לטיסה הבאה שלהם רשימה עם עשרים החלומות הכי גדולים שלו בחיים. הטייס הכין. בטיסה הבאה, וורן באפט ביקש ממנו שידרג את החלומות שלו, מזה שהכי חשוב לו לזה שהכי פחות חשוב. הוא דירג. אז וורן באפט הקיף את עשרת החלומות שדורגו למטה ושאל אותו - אתה יודע מה זה? זה הסחות דעת. זה האויב הכי גדול שלך. אם אתה רוצה להגשים את עשרת החלומות הגדולים שלך, תצטרך לוותר על הדברים החשובים (!) אבל פחות. ובוודאי על הדברים ה-לא חשובים.

מה למדנו מפה? למדנו שהכלל הכי בסיסי בניהול זמן הוא תיעדוף. העולם גדול מידי, והחיים קצרים מידי, ואין שום אדם שיכול להספיק לעשות לראות ללמוד להכיר ולשנות את הכל. פשוט אין. באמת שחייבים לתעדף. לבחור מה יותר חשוב לי מבין כל הדברים. זה אולי ידוע, ואולי שמעת את זה הרבה פעמים. אבל הטריק הוא לא לוותר בטעות במקרה ובחוסר ברירה כשפתאום יש לך פעילות בסניף וחוג גיטרה באותו זמן ואת נאלצת לבחור. הטריק הוא לבחור עוד מראש בחירה עקרונית, ואם אחד מהם לא נמצא ברשימת הדברים הבאמת חשובים, בכלל לא עושים אותו. אם ללמוד לנגן בגיטרה חשוב לך, אבל יחסית לשאר הדברים זה לא כל כך חשוב - אז בכלל לא צריך לברר מתי החוג… ואז לא מתבאסים על כל מה שלא עשינו. כי תמיד יהיה המון מזה.

תיעדוף זה לא מה את עושה. זה מה את לא עושה. התיעדוף הוא שלך בלבד, מלבד המקומות שהסביבה מגדירה לך דברים (בחוק, לדוגמה).

כאן המקום להדגיש עם אלף סימני קריאה (!!!) מה זה אומר חשוב. כי המבוגרים סביבנו נוטים לבלבל אותנו לפעמים עם ההגדרה הזו. חשוב זה לא רק דברים לעתיד שידאגו שיהיה לי מקצוע. חשוב זה לא רק דברים שנופלים בהגדרה של מצווה מדויקת. חשוב זה גם דברים שיאפשרו לנפש שלך להתרחב, לנשמה שלך להרגיש שהיא באה לידי ביטוי, לגוף שלך להירגע ולחלק החברתי שלך להתחבר. תזכרי שבגרויות אפשר להשלים, אבל ילדות לא…

אז עכשיו כשהחלטנו מה הכי חשוב, מה עושים? משריינים

מה שלא נקצה לו זמן במיוחד ביומן, פשוט לא יקרה. אנחנו חיים בעולם שבו יש כל כך הרבה דברים שיכולים להסיח את דעתינו ולבזבז את הזמן שלנו, שהסיכוי שנגיע מתישהו לעשות משהו שלא נמצא ביומן - אפסי. חשוב לך ללמוד משהו - תקבעי חברותא או שיעור קבוע, או זמן קבוע ומרום קבוע שלך עם עצמך. כשאני הייתי בגילך, לדוגמה, היו חשובים לי 2 דברים. להגיע לסניף ולעשות כושר. אבל משום מה תמיד הגעתי לסניף ואף פעם לא עשיתי כושר… למה? כי הסניף היה ביומן. כל שלישי וכל שבת. כושר… הוא חיכה לרגע הנכון, שכמובן אף פעם לא הגיע.

אבל עכשיו בטח מגיע התסכול שאומר - אבל אני רוצה להספיק יותר. אני רוצה שיהיה לי יותר זמן, ולהספיק יותר דברים. אז בואי נדבר על איך אפשר להפיק מהזמן שלנו יותר:

עבודה במקביל. אחד הפתרונות המעניינים של העולם המודרני לזה שאין זמן הוא לעשות דברים במקביל. לדבר בטלפון תוך כדי סידור החדר. להזמין בגדים באינטרנט תוך כדי ישיבה בשיעור. לתכנן את היומולדת של אמא תוך כדי מפגש עם החברות. חשוב שתדעי. הפתרון הזה הוא אחד מהשקרים הגדולים של העולם שלנו. המדע הוכיח מעל לכל ספק אפשרי - אין כמעט לאף אדם יכולת לפצל את הקשב שלו. קשב זה בעצם יכולת הריכוז שלנו. כשאנחנו מרוכזים במשהו אנחנו עושים אותו טוב. ועושים אותו מהר. כשאנחנו לא מרוכזים - לוקח לנו בין פי 2 לבין פי 3 מהזמן לעשות אותו, והתוצאה בסוף הרבה פחות טובה. והמוח האנושי פשוט לא מסוגל להתרכז ב2 משימות בו זמנית. לכן הכלל הראשון בניסיון לחסוך זמן הוא - כשעושים משהו, עושים רק אותו. באותו רגע, מה שבחרת לעשות הופך להיות הדבר החשוב ביותר בעולם, וכל שאר הדברים לא מעניינים.

יש כמובן משימות שהן יוצאות מן הכלל. משימות שלא דורשות קשב. שלא צריך בכלל להתרכז בהן. כושר. הליכה. תפירה או סריגה. שטיפת כלים. משימות כאלה לא דורשות קשב. לא צריך להתרכז בהן. ולכן אם נדבר בטלפון תוך כדי נוכל להתרכז בטלפון ולעשות את הכלים על "טייס אוטומטי". זה לא פיצול קשב. הקשב עדיין מופנה כולו למשימה אחת. זו שדורשת את הריכוז שלנו.

מיקוד. אז דיברנו על כמה חשוב להתרכז. אבל לפעמים קשה להתרכז במשהו. כי יש המון דברים שמטרידים אותנו וכל הזמן קופצות מחשבות לראש. וכל אחד שקופצת מסיטה אותנו מלשים לב למה שאנחנו עושים. לזה יש המון פתרונות, ולאנשים שונים יש אתגרים שונים עם זה. אני יכול לספר לך מה עובד לי. בכל פעם שאני מרגיש שאני מאבד לגמרי את הריכוז, ולא מצליח לשים בצד את כל הדברים שמפריעים לי, אני עוצר, ועוצם עיניים. נושם עמוק. בנשימה, אני נותן לדאגה הראשונה שעולה לעלות. נגיד - אני מודאג שהבן שלי חולה. סבבה. נתתי לה לעלות. עכשיו, תוך כדי נשיפה, אני לוקח אותה בעדינות, ובדימיון שם אותה בתוך קופסה. היא שם. היא תהיה שם כשאסיים. אבל לבנתיים אני שומר אותה שם, שלא תפריע. עוד נשימה - עוד דאגה. עוד נשיפה, עוד קופסה. עד שלא עולות לי עוד דאגות חדשות. אז אני פותח עיניים ומתחיל לעבוד. פתאום אני מרוכז בטירוף.

איך עוד אפשר להגביר את הריכוז, ומתוך זה להגדיל בטירוף את מה שהספקנו לעשות?

אם נישן כמו שצריך. (לנערה מתבגרת, 'כמו שצריך' זה לפחות 8 שעות ביום. בשאיפה ל-10.).

אם נאכל כמו שצריך.

אם נעשה כושר.

אם נסדר את החדר שלנו ואת סביבת העבודה שלנו.

כל אחד מהדברים האלה היה ראוי להסבר ארוך בפני עצמו. אבל תדעי לך שהדברים האלה, לא רק שהם לא גוזלים זמן, הם מוסיפים זמן. ואנרגיה. וריכוז. ומי שמקפיד עליהם, בטווח הארוך מספיק הרבה הרבה יותר. ומה שהוא מספיק גם איכותי הרבה יותר.

עכשיו הזמן לדבר על כלי חשוב מאוד בניהול זמן. מצב של סופר ריכוז. הוא זכה לשמות רבים עם השנים. פלואו (flow), שוונג, להיות על הגל, או על הסוס, ועוד הרבה. העיקרון הוא כזה. כשהמוח שלנו עוסק במשימה מסויימת, והוא ממוקד רק בה, בלי שום הסחת דעת למשך לפחות 15 דקות, הוא נכנס למצב של ריכוז עמוק. פתאום עפים על המשימה, לא שמים לב למה שקורה מסביב, לא שמים לב לזמן. רק אנחנו (והצוות שלנו אם יש) והמשימה. במצב הזה אנשים מספיקים תוך שעה פי כמה וכמה ממה שהיו יכולים להספיק ביום עבודה שלם. במצב הזה הם גם מרגישים, חדים, מאושרים, ובעלי יכולת. הבעיה - רוב האנשים לא זוכים להגיע למצב הזה מסיבה פשוטה. אסור ששום דבר יפריע לנו בזמן הזה. מי שמפריע - הורס את השוונג. ומה יש לנו בכיס שבהגדרה מסיח את תשומת ליבנו כל כמה דקות?

אז אני מציע שבכל יום תבחרי 2 חלונות זמן של חצי שעה - שעה. (נדיר שאנשים מצליחים להיכנס למצב הזה יותר מפעמיים ביום) בחלונות זמן האלה תחליטי שאת עושה את הדברים שהכי הכי חשובים לך לעשות, ושדורשים הכי הרבה ריכוז. בחלון זמן הזה תדאגי שאף אחד ושום דבר לא יוכל להפריע לך. תכבי, תסגרי, תדברי עם אנשים מראש. עכשיו לא מפריעים לך. ושם, בחלונות זמן האלה, קורה הקסם.

שימי לב! המצב תודעה הזה לא נועד רק לעשיית משימות. הוא יכול לשמש אותך גם ללהקשיב בשיעור בצורה איכותית, או לשחק עם האחיינים שלך עם יותר קשב ואנרגיה. זה מתאים לכמעט כל דבר שעושים, רק צריך להחליט שאני לגמרי בפנים ובלי הסחות דעת.

אחד הדברים שיכולים לגרום לנו לא להתחיל משימות, ואם כבר התחלנו, אז לא לסיים אותם מרוב חוסר ריכוז, הוא ריבוי משימות. הסיבה שזה קורה היא שהמוח שלנו משתמש ביכולת החשיבה שלו בשביל לזכור משימות שצריך לעשות. ואז נשאר לו ממש מעט יכולת חשיבה בשביל אשכרה לפתור את הבעיות. אני מתכוון כמובן למשימה שצריך לעשות ואז היא נגמרת, (כמו ללמוד למבחן או לסדר את החדר), ולא למשימה שבועית שקבוע לה זמן ביומן, (כמו חוג ריקוד). אז מה עושים? יש אנשים שהטריק שלהם הוא פשוט לשכוח את המשימות… אבל זה לא עובד לכולם, ובכל מקרה, כשמתעלמים ממשימות הן לא נעלמות. אז בשביל זה יש 2 פתרונות.

הפתרון הראשון הוא לרשום את המשימות. ברשימה מסודרת עם מקום לעשות V כשמסיימים את המשימה. (זה גם עושה תחושה טובה וחשק להמשיך למשימה הבאה). אפשר גם באפליקציה - ממליץ על אפליקציה בשם tick tick, אבל יש עוד מיליון אחרות ברשת. זה עושה משהו מאוד מיוחד במוח. פתאום הוא מרשה לעצמו לשחרר את המשימות. הוא יודע שיש משהו שזוכר אותן במקומו. ונשאר לו לזכור רק משימה אחת - להסתכל ביומן. ועכשיו הוא פנוי לעשות את מה שעכשיו הוא הדבר הכי חשוב בעולם.

הפתרון השני הוא לסגור מהר את המשימות הקצרות. הרבה מאוד מהכמות של המשימות שיש לנו זה למעשה משימות שאפשר לסיים אותן בכמה דקות ממש. להתקשר לחברה לומר לה מזל טוב. לדבר עם החברת פלאפון, לסדר את החדר. כשהם מצטברים הם הרבה. כשהם קופצים לנו פתאום באמצע ריכוז במשימה גדולה הם מבזבזים המון זמן על להתנתק מהמשימה שעשינו, להתחבר למשימה החדשה, לסיים אותה, לחזור למשימה הגדולה, ולהתחבר אליה שוב. אבל אם מקבצים את כל המשימות האלו בחצי שעה-שעה שבועית מרוכזת, וסוגרים את כולם ביחד, זה מאפשר לסיים אותן עם הכי פחות מחירים, הכי מהר, ועם הכי פחות הפרעות למשימות אחרות. אז - לרשום את המשימות, לרכז ביחד את כל האלו הקצרות שאפשר לנצח מהר, ולעשות את כולם ביחד בזמן שהגדרת לעצמך מראש.

הנושא האחרון הוא שאלת האיכות. הרבה מאוד פעמים אנחנו משקיעים יותר זמן במשימה כדי שיצא מושלם לגמרי. משימה שהיתה יכולה להיות סבבה אם היא היתה 80%, אבל אנחנו רוצים שהיא תהיה 100%. לגיטימי סה"כ. מצויינות זה טוב. עד שמגלים כמה משלמים על המושלמות הזו. עקרון יסוד בניהול זמן אומר שלעשות 80% מהעבודה ייקח 20% מהזמן ולעשות את ה-עוד 20% כדי שיהיה מושלם ייקח 80% מהזמן. במילים יותר פשוטות - אם לסדר את החדר שלך באופן מושלם ייקח שעה, אז לסדר אותו לרמה סבירה ייקח 12 דקות. אם ללמוד למבחן כדי לקבל 100 ייקח חמש שעות, ללמוד מספיק כדי לקבל 80 ייקח שעה. קוראים לזה עיקרון פארטו. אולי עדיף לא בהכל להגיע ל100%? זו ממש לא הצעה לבינוניות!. אבל זו בהחלט הכרזה ברורה - אי אפשר להיות מצטיין בהכל. צריך לבחור במה את עושה 100% הצלחה. והשאר… טוב, אפשר להזניח אותם לגמרי, אבל אולי עדיף לבוא בגישה של - אני אעשה את ה-80%, וזה ייקח לא הרבה זמן. לפעמים את יכולה לוותר על לעשות משהו אחד ב100% הצלחה, ובמקומו לעשות 5 (!) דברים באיכות סבירה. מצטיינת בסניף ועדיין סבירה בלימודים - בלי הרבה מאמץ. או מצטיינת בלימודים ועדיין סבירה בקשר עם החברות. שוב, התיעדוף הוא שלך.

לסיכום,

יש ארבעה עמודים שעוזרים לנו לנהל טוב יותר את הזמן שלנו:

תיעדוף - צריך לדעת מה הכי חשוב לנו ולהתמקד בו.

ריכוז - צריך להצליח לשים את כל הדאגות בקופסאות, את כל המשימות ברשימות, ואת כל ההסחות בצד, בזמן עבודה חשובה.

אנרגיה - צריך לישון טוב ולאכול טוב, לעשות כושר ובאופן כללי לדאוג לעצמנו. זה משתלם בסוף.

השקעה מחושבת - צריך לתכנן באופן יזום על מה אנחנו מתכוונים להוציא את הזמן שלנו, גם במה עושים ומה לא, וגם בכמה זמן אנחנו מוכנים להקדיש לכל דבר, ובאיזו רמה של מצויינות אנחנו רוצים אותו.

כל הכבוד לך שאת חוקרת את הנושא הזה. יש עוד הרבה ללמוד עליו. ואת מוזמנת להמשיך לחקור, וגם לשתף אותנו. אפשר כאן באתר בשאלה חדשה:

makshivim.org.il/ask-away

וגם במוקד הווטסאפ - 052-468-3927 ובמוקד הטלפוני - כוכבית 8298.

בהצלחה!

נתנאל

מוקד חברים מקשיבים