איך לארגן פרויקטים גדולים ולעשות טוב?

היי תמר!

קודם כל – איזה יופי שהציעו לך להיות אחראית על הארגון! ואיזה יופי שאת רוצה לקחת בזה חלק! יישר כוח גדול, והמון בהצלחה!! :)

ועכשיו, לעצות הטכניות:

1) ללמוד מדבר קיים. אנחנו יכולים לנסות לעשות את כל הדרך בעצמנו, אבל – זה לוקח הרבה זמן ואנרגיה, שאפשר להשקיע בדברים נוספים. לכן, יכול להיות מאוד מועיל ללמוד מארגונים קיימים, בשיעורי תורה/ נושאים אחרים – איך הם עובדים. תוכלי אפילו לנסות ליצור איתם קשר ולשמוע מה עובד יותר ומה פחות, ולנסות ליישם זאת בעצמך.

2) להוסיף אנשים לצוות. כשיש יותר 'ידיים עובדות' – יותר קל לעבוד על דברים מורכבים, להתפנות לדברים נוספים לעשות, ועוד. לשם כך, את יכולה לפנות לאנשים שאת מכירה אישית כדי להציע להם להצטרף לארגונים (כמו שעשתה אותה מארגנת), ו/או לעצב לך 'מודעות דרושים' ולהציג שם מה התפקיד דורש, ולפרסם זאת בקבוצות שונות.

3) להגדיר לעצמך מה המטרה של מסגרת השיעורים הזו, מה הדרך הנכונה להגיע אל המטרה הזו, ומה הצעדים הקטנים והמעשיים שאת צריכה לעשות בפועל. ההגדרות האלו יכולות להשתנות עם הזמן, אבל טוב שהן יהיו לך מוגדרות. וברגע שהן מוגדרות – ממילא הרבה יותר קל לקבל החלטות ניהוליות שונות שעומדות על הפרק (כגון שאלותייך "את מי להביא" ו"מה יתאים").

4) לחשוב עם עצמך מה בדיוק את אוהבת במסגרת השיעורים בשכונה האחרת. למשל: מה יש שם באווירה, שאת מרגישה שטוב לך? מי הם הרבנים/ מה סוג הרבנים שמגיעים, שאותם את אוהבת? – אחרי מענה לשאלות הללו, שוב תוכלי להמשיך ולדייק לעצמך מה את מנסה ליצור, וממילא יותר קל להבין איך ניתן ליצור זאת.

5) מבחינה תקציבית: הייתי מציעה לך להתחיל בלשאול את אותה מארגנת בשכונה אחרת – איך זה עובד אצלה. מי משלם לרבנים, מאיפה הכסף, מי מנהל את ההכנסות וההוצאות, ועוד. לאחר מכן, אם תרצי ליצור לעצמך דרך משלך בענייני תקציב – את יכולה לנסות לבחור את אחת מהשיטות הנפוצות להשגת תקציבים. הבחירה באחת הדרכים מאוד קשורה למטרה של הארגון שהגדרת לעצמך לפני כן. דוגמאות לדרכים נפוצות להשגת תקציבים:

א. תרומות של אנשים חיצוניים

ב. השמת קופה כללית בכל שיעור, עם שלט שזה מיועד לשיעורים, ואמירה למשתתפות בשיעור שתשמחו לתרומה סמלית כגון 20 ₪ עבור השיעור

ג. בקשה מהמשתתפות שישלמו על כל שיעור שהן נכנסות/ ישלמו מחיר "מנוי" עבור מסגרת מסוימת של שיעורים

ד. פנייה למנהל הקהילתי של השכונה בבקשה לסיוע לתקצוב

ה. פנייה לגורמים בעירייה של העיר בבקשה לסיוע בתקצוב

6) פרסום השיעורים באמצעות פלייר/ הודעות טקסט, בקבוצות וואטסאפ רלוונטיות/ קבוצות פייסבוק, ובהמשך אם השיעורים עובדים (ובעז"ה זה אכן יהיה כך) – הם ימשיכו לעבור מפה לאוזן. כדאי להתאים את הפלייר והמלל – ל'קהל היעד' שלך. לסוג המשתתפות אליהן את מכוונת את השיעורים.

7) מומלץ להעביר משובים כל תקופת זמן, כדי לשמוע מהמשתתפות את החוויות שלהן. מה הן יותר אוהבות, מה פחות, אם יש להן הצעות/משאלות/רעיונות, ועוד.

8) השגת רבנים לשיעורים: ברגע שברור לך מה מטרת הארגון, איזו אווירה ואיזה סוג שיעורים את רוצה שיהיו (בתיאום עם המשתתפות אליהן את מכוונת את השיעורים) – את יכולה להתחיל לחפש כתובות מייל/ מספרי טלפון של רבנים. מהאינטרנט, ממקומות בהם הם מלמדים ולבקש את המספר של הרב, מאנשים שאולי מכירים, ועוד.

נקודות נוספות ששווה לחשוב עליהן:

• אם את רוצה ליצור אווירה חברתית – תנסי לחשוב על דרכים ליצירת ההיבט החברתי. אולי דיון חופשי בהתחלה, אולי מפגשים מחוץ לשיעורים, אולי חברותות משותפות, ועוד..

• כיבוד – רצוי שיהיה משהו לאכול ולשתות לכל שיעור, גם אם אלו דברים קלים. הכיבוד יכול להיות חלק מהתרומות, או חלוקה בין המשתתפות מי מביאה כיבוד ומתי וכו'.

• כל פעם שיש לך רעיונות להתרחבות ושיפורים – תכתבי לך אותם.

• להכין לך קבצים לסוגי התכנונים השונים (כספים, שיעורים ועוד).

• מדדים ברורים שתדעי איך הארגון שלך מתקדם. (מספר המשתתפות כל פעם, דירוגי שביעות רצון ממשובים, ועוד).

ושתי ההערות החשובות ביותר לסיום:

"אין חכם כבעל הניסיון". הטיפים הטובים ביותר יהיו אלו שאת מבינה בעצמך במהלך הדרך. ככה תביני הכי טוב מה עובד יותר ומה פחות, מה צרים לשנות, לתקן, לעדכן, לשפר ועוד. את יכולה גם לכתוב לעצמך בקובץ שמור, את המסקנות המצטברות שלך.

ולפני ואחרי הכל – להתפלל לסייעתא דשמיא. להתפלל לעזרתו של ה' במעשייך. בלעדי רצונו דברים לא כל כך עובדים במציאות.. :)

מאחלת לך המון הצלחה, ושתראי ברכה במעשה ידייך! אשרייך על העשייה!!

מוזמנת להמשיך לשאול ולהתייעץ, או פשוט לעדכן איך הולך לך! נשמח ממש לשמוע.

אנחנו זמינים כאן, במוקד בטלפוני, או בוואטסאפ.

בהצלחה!

ריבי